Privacy in de Werkapp

Versie 14 oktober 2026. Bassa Elektro B.V. is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens in deze Werkapp. Vragen over gegevens, correcties of verwijdering kun je sturen naar info@bassaelektro.nl.

Bassa Elektro B.V.
Noordzijde 89
4225 PK Noordeloos
KvK: 98732021.

Voor wie en waarvoor?

De Werkapp is een besloten bedrijfsomgeving voor de eigenaar en bevoegde medewerkers, niet voor klantaccounts. We verwerken accountgegevens en gegevens die voor het werk worden vastgelegd, zoals klantcontacten, werkbonnen, planning, uren, documenten, offertes en facturen. Medewerkers krijgen toegang volgens hun ingestelde rol; dit betekent niet dat iedere medewerker alle gegevens kan zien.

Doelen en grondslagen

• Klantcontacten, aanvragen, offertes en uitvoering van opdrachten: noodzakelijke verwerking om een overeenkomst voor te bereiden of uit te voeren. Voor contactpersonen van zakelijke klanten gebruiken we ons gerechtvaardigde belang bij normale zakelijke communicatie.
• Facturen, fiscale gegevens en administratie: wettelijke verplichtingen. Gegevens over planning, personeel en uren worden gebruikt voor het uitvoeren van de arbeids- of opdrachtovereenkomst en, waar van toepassing, wettelijke administratieverplichtingen.
• Accounts, toegangscontrole en beveiligingsmeldingen: ons gerechtvaardigde belang om bedrijfsgegevens te beschermen en de besloten Werkapp te beheren.
• Zakelijke opvolging via mail en agenda: de overeenkomst of ons gerechtvaardigde belang bij het uitvoeren en opvolgen van zakelijke afspraken. Toestemming voor een Google-koppeling verleent toegang tot de gekozen Google-functie; dit is niet automatisch de AVG-grondslag voor ieder onderliggend bedrijfsgegeven.
• AI-ondersteuning bij vragen en dossiers: ons gerechtvaardigde belang bij efficiënte bedrijfsvoering, beperkt tot noodzakelijke gegevens voor de vraag. Een bevoegde gebruiker controleert antwoorden voordat die gevolgen hebben voor klanten of medewerkers.

Toegang en beveiliging

Alleen bevoegde gebruikers hebben toegang. Inloggegevens worden niet leesbaar opgeslagen. De eigenaar kan tweestapsverificatie instellen; de bestaande toegang blijft behouden totdat de instelling is bevestigd. We registreren noodzakelijke beveiligingsmeldingen, zoals herhaalde mislukte inlogpogingen en toegang vanaf nieuwe apparaten. Er worden geen wachtwoorden, pincodes of authenticatorcodes in deze meldingen opgeslagen.

Google Agenda

De eigenaar kan meerdere Google-accounts afzonderlijk koppelen. Na toestemming leest de app afspraken uit de hoofdagenda van ieder gekoppeld account: titel, begin- en eindtijd, locatie en een verwijzing naar de afspraak. Deze gegevens worden via de server opgehaald en samen in de planning getoond, met het bijbehorende account; deze leesfunctie bewaart de afspraakinhoud niet in de Werkapp-database. Medewerkers krijgen geen toegang tot deze persoonlijke afspraken. Je kunt ieder account afzonderlijk ontkoppelen.

Bij een opdracht om werkbonnen naar Google over te zetten, gebruikt de app een aparte, door de app gemaakte agenda. Daarin komen werkbonnummer, titel, klantnaam, locatie en starttijd. Interne notities en bedragen worden niet in deze afspraken opgenomen en er worden geen uitnodigingen verstuurd. De oorspronkelijke hoofdagenda wordt niet gewijzigd.

Gmail en andere ingelezen mail

Gmail koppelen is een aparte keuze. De live koppeling leest mailmetadata, waaronder afzender, ontvangers, onderwerp, datum en berichtreferenties, met een eventuele korte voorvertoning van maximaal 400 tekens. De eigenaar kan daarnaast een voorbereid volledig mailarchief importeren. Dan worden ook de volledige tekst zoals aangeleverd door de mailconnector, de bronmap en bijlagebestanden in een apart privéarchief bewaard. Deze inhoud en de downloads zijn uitsluitend voor de eigenaar toegankelijk. Bijlagen die niet konden worden opgeslagen worden afzonderlijk vermeld; de oorspronkelijke mails blijven behouden.

Ingelezen berichten en de mailonderwerpen in de Sales-tijdlijn zijn alleen toegankelijk voor de eigenaar. Een bericht kan aan een bestaande klantaanvraag worden gekoppeld. Zo kan de zakelijke opvolgstatus veranderen, bijvoorbeeld naar ‘reactie ontvangen’. Zo’n bedrijfsstatus staat los van toegang tot het bericht zelf.

Facturen via PandaDoc

Als Bassa Elektro de PandaDoc-koppeling activeert, kan een bevoegde gebruiker een definitieve factuur daar klaarzetten. Hierbij worden de factuur-PDF, het gekozen e-mailadres en factuurreferenties aan PandaDoc doorgegeven. Verzenden is een aparte bevestigde stap; ook het onderwerp en begeleidende bericht worden dan doorgegeven. De Werkapp bewaart de voorbereide PDF, ontvanger en verzendstatus om dubbele verzending te voorkomen. Een geopende of afgeronde factuur in PandaDoc wordt niet automatisch als betaald geboekt.

AI-assistent

Wanneer je de AI-assistent gebruikt, kunnen je vraag, recente gesprekshistorie en relevante bedrijfsgegevens aan OpenAI worden doorgegeven om te antwoorden. Bij spreken hoort daar audio bij. Dit kan ook een Sales-status of activiteitstijd omvatten die uit een gekoppeld bericht is ontstaan. De app haalt voor de automatische assistentcontext niet de ingelezen Gmail-berichten of persoonlijke Google-afspraken op. Gegevens die je zelf in een vraag plakt of inspreekt, maken wel onderdeel uit van die vraag.

Volgens de OpenAI API-documentatie wordt API-invoer standaard niet gebruikt voor modeltraining, tenzij de afnemer daarvoor kiest. OpenAI kan veiligheidslogs normaal tot 30 dagen bewaren; aanvullende opslag hangt af van de gebruikte functie en instellingen. Dit is geen toezegging dat Bassa Zero Data Retention of uitsluitend Europese verwerking heeft ingesteld. De geldende verwerkersafspraken en accountinstellingen moeten door de beheerder worden bevestigd.

Google-gegevens worden gebruikt voor de beschreven functies, niet voor reclame of verkoop van gegevens. Het gebruik en de overdracht van via Google API’s verkregen informatie vallen onder de Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-bepalingen.

Opslag, dienstverleners en beveiliging

De Werkapp gebruikt hosting en opslag via OpenAI Sites en Cloudflare. Voor de gekozen koppelingen worden Google en eventueel Microsoft gebruikt; voor ingeschakelde AI-functies OpenAI. De app verwerkt dus niet alles uitsluitend op je eigen apparaat. Dit is geen toezegging dat alle verwerking uitsluitend in Nederland plaatsvindt.

Doorgifte buiten de EER

Dienstverleners en hun subdienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Daarvoor is een geldige doorgiftegrondslag nodig, zoals een adequaatheidsbesluit of Europese modelcontracten met aanvullende waarborgen waar nodig. Cloudflare beschrijft dergelijke waarborgen in zijn Data Processing Addendum. Welke overeenkomsten, doorgiftewaarborgen en regio-instellingen daadwerkelijk gelden voor de Bassa-accounts is nog te bevestigen; deze verklaring is geen bewijs dat een overeenkomst is afgesloten of dat alle gegevens uitsluitend in de EU blijven.

De app bewaart bij koppelingen accountidentiteit, verleende rechten en synchronisatiestatus. De blijvende toegangstokens worden versleuteld opgeslagen. Toegang tot beschermde functies wordt op de server gecontroleerd. Dit is geen garantie dat ieder gegeven in elke verwerkingsstap afzonderlijk versleuteld is opgeslagen.

Ontkoppelen en bewaren

• Agenda ontkoppelen wist het lokale toegangstoken. Eerder aangemaakte Google-afspraken en lokale verwijzingen blijven bestaan voor herverbinden.
• Mail ontkoppelen verwijdert de verbinding, maar niet de al ingelezen berichten of zakelijke dossiers.
• Fiscale basisadministratie wordt 7 jaar bewaard. Voor bepaalde gegevens, bijvoorbeeld over onroerende zaken, geldt 10 jaar. De termijn begint wanneer de gegevens niet meer actueel zijn. De Belastingdienst licht deze termijnen toe.
• Andere gegevens bewaren we niet langer dan nodig voor hun doel en eventuele geschillen of bewaarplichten. De eigenaar kan een voorsteltermijn voor aantoonbaar afgeronde, niet-fiscale mail instellen en berichten beoordelen. Onbeoordeelde of te bewaren mail wordt uitgesloten. Automatische verwijdering staat uit; ontkoppelen is niet hetzelfde als een verwijderverzoek.

Je kunt daarnaast toegang intrekken in je Google-account via verbindingen met apps van derden. Hierdoor worden bestaande gegevens in de Werkapp niet automatisch gewist. Voor inzage, correctie of verwijdering neem je contact op met Bassa Elektro B.V.; vermeld om welke gegevens het gaat. Bij de afhandeling wordt rekening gehouden met eventuele wettelijke bewaarplichten en gegevens die deel uitmaken van de bedrijfsadministratie.

Je privacyrechten en klachten

Je kunt vragen om inzage of correctie van je persoonsgegevens. Waar de AVG dat toestaat, kun je verzoeken om verwijdering, beperking of overdracht, of bezwaar maken. Een wettelijke bewaarplicht kan verwijdering beperken. Verwerking die op toestemming berust kun je voor de toekomst intrekken. Wij reageren normaal binnen één maand; als meer tijd nodig is, informeren we je daarover. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

De Werkapp gebruikt geen volledig geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen over klanten of medewerkers. AI-antwoorden en koppelsuggesties vragen menselijke beoordeling.